Voor werknemers en sollicitanten van Obelink Vrijetijdsmarkt B.V.
Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant of werknemer informatie te geven over:
• De persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• De manier waarop wij dat doen;
• De verstrekking van gegevens aan anderen binnen of buiten Europa;
• Hoe lang wij jouw gegevens bewaren en;
• Hoe wij deze gegevens beveiligen.
Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.
Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoor- beeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer is een persoonsgegeven.
Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsge- gevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip.
Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wij- zigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
Wij verwerken jouw gegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd. De gegevens zijn nodig om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan.
• De gegevens zijn nodig voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
• De gegevens zijn voor ons nodig om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);.
• De gegevens zijn nodig omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoor beeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
• Een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over jouw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals jouw familieleden);
• Wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen.
Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt ook denken aan gegevens die nodig zijn om jou aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of leaseregeling. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.
Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou:
Sollicitanten
• Jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woon plaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres;
• Jouw bankrekeningnummer (voor de vergoeding van reiskosten die je maakt in verband met het sollicitatie- traject);
• Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van de ouders, voogden of verzorgers van jou als je minder- jarig bent;
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• Gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
• Gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
• Gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen;
• Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn;
• Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
• De beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• De afhandeling van de door jou in het kader van het sollicitatietraject gemaakte onkosten;
• De interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• De uitvoering of toepassing van een wet.
• Gegevens over door jou gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages.
• Gegevens over jouw functie of jouw voormalige functie en gegevens over de aard, de inhoud en de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
• Gegevens met het oog op de administratie van jouw aanwezigheid op de plaats waar de werkzaamheden worden verricht;
• Gegevens met het oog op de administratie van jouw afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurver- korting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;
• Gegevens die in jouw belang worden opgenomen met het oog op jouw arbeidsomstandigheden;
• Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens over jouw gezinsleden en voormalige gezinsleden;
• Gegevens met het oog op (het organiseren van) de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij jou bekend zijn;
• Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet. • Het geven van leiding aan jouw werkzaamheden;
• De behandeling van personeelszaken;
• Het vaststellen en (laten) uitbetalen van jouw salaris;
• Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van jouw arbeidsovereenkomst;
• Jouw opleiding;
• De bedrijf medische zorg die voor jou van toepassing is;
• Het bedrijfsmaatschappelijk werk;
• De verkiezing van de leden van een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging;
• De interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• De uitvoering van een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde;
• Het opstellen van een lijst van data van verjaardagen van werknemers en andere feestelijkheden en gebeurtenissen;
• Het verlenen van ontslag;
• De administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden;
• Het innen van vorderingen. Hieronder wordt ook verstaan het uit handen geven van een vordering aan bij voorbeeld een incassobureau of een deurwaarder;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van een accountantscontrole;
• Jouw overgang naar of tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij zijn verbonden;
• De uitvoering of toepassing van een andere wet;
• Jouw naam, voornamen, voorletters, een eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woon plaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, en jouw bankrekening nummer;
• Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan die bedoeld is bij het vorige bolletje;
• Jouw nationaliteit en geboorteplaats;
• Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
• Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
• Gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten behoeve van jou;
• Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op een voor jou geldende arbeidsvoorwaarde. Het kan hierbij (voor zover relevant) ook gaan om gegevens die betrekking hebben op jouw gezinsleden en voormalige ge zinsleden;
• Gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.
• Het berekenen, vastleggen en betalen van jouw salaris, vergoedingen en andere geldsommen en beloningen in natura aan jou of ten behoeve van jou;
• Het ten behoeve van jou berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies;
• Een voor jouw geldende arbeidsvoorwaarde;
• De personeelsadministratie;
• Het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met het einde van jouw arbeidsovereenkomst;
• De overgang van jou naar of jouw tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep van bedrijven waarmee wij in een groep zijn verbonden;
• Het verlenen van ontslag.
• De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen x. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau 11. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:
WERKNEMERS
Wij verwerken in de personeelsadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
• Jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te communiceren, zoals jouw e-mail adres;
• Jouw bankrekeningnummer;
• Een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder het eerste bolletje;
• Jouw nationaliteit en geboorteplaats;
• Gegevens als bedoeld onder het eerste bolletje, van jouw ouders, voogden of verzorgers als je minderjarig bent;
• Het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
• De uitvoering of toepassing van een andere wet.
• De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen: • Wij verwerken in de salarisadministratie alleen de volgende gegevens van jou:
De verwerking van deze gegevens gebeurt alleen voor een of meerdere van onderstaande doelen:
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens in principe alleen voor onszelf (de eigen bedrijfsvoering ) in het kader van het sollicitatietraject en de (uitvoering van) de arbeidsovereenkomst. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor de doelen waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Het kan in sommige gevallen nodig zijn om jouw gege- vens door te geven aan anderen, zoals aan een partij die namens ons gegevens verwerkt.
Een paar voorbeelden:
• Salarisverwerking: gegevens worden verstrekt aan onze salarisverwerker;
• Ziekte en re-integratie: gegevens worden verstrekt aan de bedrijfsarts en/of UWV;
• Een loonbeslag: gegevens worden verstrekt aan de deurwaarder;
Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (de zgn. ‘verwerkers’), sluiten wij (voor zover dit nodig is) verwerkingsovereenkomsten. Dit doen we zodat wanneer wij gegevens aan hen verstrekken, onder meer goed is vastgelegd dat zij deze gegevens ook goed beveiligen en zij tijdig melding bij ons moeten doen bij een (vermoe- den van een) datalek.
Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzake- lijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermij- nen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).
Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:
• Inzage in jouw gegevens, zoals jouw personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aan- tekeningen van jouw leidinggevenden en anderen);
• Een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw leidinggeven- de(n) of anderen binnen onze organisatie);
• Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden);
• Informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: je kunt niet een functionerings- of beoordelings- verslag laten corrigeren als je het daarmee oneens bent . Je kunt dan wel een verklaring opstellen die je aan jouw personeelsdossier kunt laten toevoegen);
• Onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt;
• In bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van jouw gegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van jouw arbeidsovereenkomst of om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden;
• In bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken” (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
• In bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens;
• Als je toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw gegevens (zoals voor het gebruik van jouw foto op een wie-is-wie pagina of op onze website), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van jouw gegevens;
• Als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen.
• Een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving 13. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.
Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactperso(o)n(en) die in
deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met Dion van Amerongen (Mens, Ontwikkeling en Cultuur) via ons algemene telefoonnummer 0543-532632.
PERSOONLIJKE GEGEVENS VAN BEZOEKERS VAN WERKEN-BIJ-WEBSITE
We gebruiken je persoonlijke gegevens om:
• Meer te leren over het gedrag van de bezoekers van onze werken-bij-website om daarmee ons recruit- ment proces en deze website te verbeteren;
• De prestatie van deze website te verbeteren en te monitoren; • Anonieme data te genereren die we delen met onze partners.
Alle verwerking van persoonlijke gegevens van werken-bij-website bezoekers is gebaseerd op ons rechtmatig belang om recruitment te faciliteren.
We verwerken de volgende persoonlijke gegevens van werken-bij-website bezoekers:
• Apparaat en browser
• IP-adres
• Verzoeken en reacties verzonden van en naar jouw apparaat
• Bron website (we gebruiken een cookie om dit te traceren)
• Accepteren van cookies (een cookie wordt gebruikt om dit op te slaan) • Gedrag op onze website
Jouw persoonlijke data wordt verwerkt door Indeed op pagina’s waar de knop ‘solliciteren met Indeed’ zichtbaar is, ook wanneer je geen gebruik maakt van deze optie. Indeed kan cookies gebruiken. Het privacy beleid van Indeed is van toepassing op het verwerken van persoonlijke gegevens door Indeed:
PERSOONLIJKE GEGEVENS VAN SOLLICITANTEN
Als je op een vacature solliciteert dan verwerken wij je persoonlijke gegevens om de gehele sollicitatie procedu- re te faciliteren op grond van rechtmatig belang van recruitment. De volgende persoonlijke gegevens kunnen verwerkt worden voor de sollicitatie procedure:
Elke persoonlijke gegevens die je verstrekt tijdens de sollicitatie procedure in het sollicitatie formulier, niet gelimiteerd tot:
• Volledige naam, email adres, telefoonnummer, foto, begeleidende brief, cv, LinkedIn profiel, Indeed profiel en welke vacature je op gesolliciteerd hebt.
• Status, notities en planning gerelateerd aan je sollicitatie • Email communicatie
Onder de Europese wet databescherming zijn we genoodzaakt je te informeren dat het achterhouden van persoonlijke gegevens in je sollicitatie je een nadeel kan opleveren in vergelijk tot andere kandidaten die voor dezelfde functie solliciteren.
Jouw persoonlijke gegevens moeten verwerkt worden door LinkedIn en Indeed om de ‘Solliciteren met LinkedIn’ en ‘Solliciteren met Indeed’ opties toe te staan. LinkedIn en Indeed kunnen cookies gebruiken. Je kan het privacy beleid op de volgende websites vinden:
https://www.indeed.com/legal
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
(AAN)VRAGEN & DETAILS
Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met Dion van Amerongen (Mens, Ontwikkeling en Cultuur) via ons algemene telefoonnummer.